Manual ungdomsrejser

Manual ungdomsrejser

Måneder forinden


1. Opstille budget:
Hvem skal med? Hvor mange spillere? Hvor mange ledere (er med gratis, skal dækkes ind af budgettet)?
Hvad siger invitationen om deltagergebyrer og turneringsgebyrer?
Hvor mange overnatninger? Hvor mange måltider?
Hvad siger kassereren om samme rejses budget og prisfastsættelse ud fra tilsvarende rejse?
(Det er derimod unødvendigt at indregne rejseudgifter ved rejser som støttes af Ishøj Idrætsråd)
Herefter opstilles budget med indtægter og udgifter, der skal balancere:

Eksempel:
Tur til Odense: INDTÆGTER UDGIFTER
12 spillere à 250 kr 3.000
12 spillere + 3 ledere á 200kr 3000
3 hold à 300 kr 900
underskud -900 kr

Dette budget er OK, da det ikke overstiger turneringsgebyrerne som klubben gerne vil betale.


2. Husk at få kassereren til at søge om ungdomsrejsetilskud i Ishøj Idrætsråd og rejsetilskud fra venskabsbypuljen ved tur til venskabsbyer. Ansøgningen skal være indsendt inden afrejse, ellers får man ingen penge. Normalt dækker tilskuddet hele rejsens beløb, og så behøver du som i eksemplet ovenfor ikke have noget rejseregnskab inde i dit budget. Du kan se tilskudssatserne på www.ii-ishoj.dk under rejseregulativ.


3. Der udarbejdes deltager-invitation med
- deltagerpris og svarkupon eller betalingsmulighed
- frister
- rejseprogram (ud fra www.rejseplanen.dk / www.skanetrafiken.se eller maps.google.dk ved bilkørsel)
- stævneprogram (se invitation)


4. Ved togrejse i myldretiderne fredag og søndag eftermiddag/aften med mange deltagere kan det evt. være en god idé at gå på togstationen og reservere pladsbilletterne. Du behøver ikke at betale, de kan blot ligge i systemet på et reservationsnummer (husk at gemme det).


Før tilmeldingsfristen


5. Indsaml penge og tilmeldingskuponer fra spillerne. Husk at have et plasticomslag eller kuvert hvor du samler det hele, og husk at føre en liste over hvem der har tilmeldt sig og hvad de har betalt.

6. For kontanterne kan du gå på togstationen og købe billetter. Mangler der penge, må du lægge ud, husk kvitteringer.
Du skal have styr på deltagernes alder:
under 12 år (to gratis med én voksen), mellem 12 og 16 år (halv pris af voksen), og fra 17 år og opefter.
Hvis du allerede har reserveret som i punkt 4, og antallet passer, kan det betale sig at vente til dagen forinden afrejsen, da der kan ske sygemeldinger eller andet som ændrer deltagerantallet.

7. Der er grundlæggende to togrejser at vælge imellem:
Grupperejse: Der skal man fra stationens gratistelefon ringe op til grupperejsekontoret. De laver en samlet pris for både billet og pladser. Giver dig et reservationsnummer, og så kan billetterne skrives ud på den lokale station – det skal være senest 3 dage inden afrejse.
Som enkeltpersoner: Det vil sige at man køber billigste klippekort (10-turs / Øresund Orange mm.) – det kan stationen hjælpe med. Dertil evt. pladsbilletter – som i hvert fald er nødvendige i myldretiderne fredag og søndag eftermiddag/aften.

Oftest er det sådan at klippekort-modellen er lige så billig eller billigere end grupperejse-modellen. Dertil kommer at den er mere fleksibel fordi det kan ændres til sidste øjeblik. Så medmindre grupperejse er billigere, så brug klippekort – og reservér som i punkt 4. På stationens grupperejsetelefon kan de regne ud for dig hvad der er billigst.
Bybusser på bestemmelsesstedet er inkluderet i togbilletten.


Undervejs

På nogen rejser skal der afregnes noget undervejs, fx bus/taxa fra Ebeltoft til Fuglsø eller måltider i Svedala eller i Tyskland. Husk kontanter, husk at få kvitteringer for dine udlæg – og skriv ned, skriv ned. Det er det halve arbejde at holde regnskab undervejs. Har du ikke skrevet ned undervejs, bliver det svært bagefter, og du ender måske med at snyde dig selv for refundering af udgifter.

Umiddelbart efter rejsen
Der aflægges regnskab til kassereren senest 5 dage efter hjemkomsten.
Regnskabet skal som i budgettet indeholde oversigt over indtægter og udgifter samt angive hvilke spillere og ledere der har deltaget i turen, og indeholde kvitteringer for alle udgifter. For togrejse vil det sige togbilletter og pladsbilletter. Smid aldrig noget ud.
Herefter afregner kassereren rejseudgifter med Ishøj Idrætsråd / venskabsbypuljen.